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Vorankündigung einer digitalen Mitgliederversammlung am 24. Mai

Vorankündigung einer digitalen Mitgliederversammlung am 24. Mai

  • Hintergründe und Details zur Durchführung einer digitalen Mitgliederversammlung am 24.05.2020 mit der Möglichkeit der schriftlichen Stimmabgabe vor der Versammlung
  • Einreichen von zusätzlichen Kandidaturen für Vorstandsämter und Beirat bis zum 03.05.2020, 12:00 Uhr (MESZ)

Liebe Mitglieder,

die für den 22.03.2020 einberufene Mitgliederversammlung musste vor dem Hintergrund der Corona-Krise und den damit verbundenen gesetzlichen Vorschriften abgesagt werden. 

Wir gehen zurzeit nicht davon aus, dass in absehbarer Zeit eine Mitgliederversammlung mit einer physischen Zusammenkunft von bis zu 200 Teilnehmern gesetzlich möglich ist.

Da die Mitgliederversammlung in diesem Fall aber auch einen neuen Vorstand wählen muss, halten wir es für dringend notwendig, auf alternative Möglichkeiten zur Durchführung einer Mitgliederversammlung zurückzugreifen.

Der Gesetzgeber hat für diesen Fall die rechtliche Grundlage geschaffen, dass der Vereinsvorstand den Vereinsmitgliedern auch ohne entsprechende Satzungsregelung ermöglichen kann,

  • ohne Anwesenheit am Versammlungsort an der Mitgliederversammlung „teilzunehmen“ und ihre Rechte darin mittels elektronischer Kommunikationsmittel auszuüben.
  • auch ohne Teilnahme an der Versammlung ihre Stimme für Beschlüsse/Wahlen vor Durchführung der Versammlung schriftlich (d. h. durch Schriftstück mit eigenhändiger Unterschrift!) wirksam abzugeben.

Der Gesetzgeber hat auch die Möglichkeit geschaffen, die Mitgliederversammlung gänzlich ausfallen zu lassen und nur eine schriftliche Abstimmung der Mitglieder zu den einzelnen Punkten durchzuführen.

In diesem Fall müssen allerdings mindestens 50 % der Mitglieder Ihre Stimme abgeben, was bedeutet, dass in unserem Fall etwa 700 Mitglieder ihre Stimme schriftlich abgeben müssten. Dies halten wir für sehr unrealistisch, bedenkt man, dass in „normalen“ Zeiten nur etwa 200 Mitglieder die Mitgliederversammlung besuchen.

Voraussetzung ist also, dass die Mitgliederversammlung tatsächlich stattfindet und beschlussfähig ist, was sie gemäß Satzung unabhängig von der Zahl der Erschienenen in jedem Fall ist, vorausgesetzt die Anwesenheit stimmberechtigter Mitglieder.

Auf dieser Grundlage werden wir die Mitgliederversammlung am 24.05.2020 in Form einer Video-Konferenz oder Telefon-Konferenz durchführen und den Mitgliedern die Möglichkeit geben, hieran teilzunehmen.

Wir möchten betonen, dass absolut keine Pflicht zur Teilnahme an einer Video- oder Telefon-Konferenz besteht, um seine Stimme abzugeben. Denn natürlich ist uns bewusst, dass viele unserer Mitglieder keine Erfahrung mit solchen digitalen Veranstaltungen haben und diese Möglichkeit nicht nutzen werden.

Wir werden daher allen Mitgliedern VOR der digitalen Mitgliederversammlung alle Unterlagen zugänglich machen, die sie für Ihre Stimmabgabe zu den einzelnen Tagesordnungspunkten benötigen bzw. die wir unter „normalen“ Umständen während der Mitgliederversammlung präsentieren.

Allein das Rahmenprogramm wird in diesem Jahr ausfallen.

Auf Basis dieser Unterlagen können dann alle Mitglieder bis zu einem bestimmten Stichtag VOR der digitalen Mitgliederversammlung ihre Stimmen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten schriftlich abgeben.

Einen dafür entworfenen Stimmzettel machen wir ebenfalls allen Mitgliedern zugänglich.

Eine Einladung zur Mitgliederversammlung erhalten Sie zeitnah mit einem separaten Schreiben.

Kandidaten-Vorschläge für Vorstand und Beirat (Kassenprüfer werden 2020 NICHT gewählt).

Der Vorstand hat mit der Einladung vom Februar 2020 bereits seine Kandidaten-Vorschläge für die einzelnen Vorstandsämter mitgeteilt.

Da jedoch in „normalen“ Zeiten von der Mitgliederversammlung auch weitere Kandidaten vorgeschlagen werden können oder Mitglieder sich auch selber zur Kandidatur zur Verfügung stellen können, möchten wir dies auch in dieser „besonderen“ Zeit ermöglichen.

Hierzu finden Sie im neu geschaffenen, passwortgeschützten Mitgliederbereich unserer Homepage Mitgliederbereich [(zu finden unter CLUB) ab sofort ein Formular zur Kandidatur für jedes Amt. Drucken Sie dieses Formular aus, wenn Sie ein Amt in unserem Vorstand anstreben, füllen es bitte aus und senden es unterschrieben zurück,

bis zum 03.05.2020 12:00 Uhr (MESZ)

per email an: golf@treudelberg.com oder per Fax an: 608 22 – 8879

Achtung:

Dieses Schreiben wird über unseren Club-Newsletter und über den E-Mail-Verteiler der Betreibergesellschaft verschickt.

Den Benutzernamen und das Passwort für den Mitgliederbereich erhalten Sie ausschließlich über den E-Mail-Verteiler der Betreibergesellschaft, da über diesen Verteiler, im Gegensatz zu unserem Club-Newsletter, tatsächlich nur Mitglieder unseres Clubs eine E-Mail erhalten.

Sollten Sie Ihre E-Mail-Adresse nicht bei der Betreibergesellschaft hinterlegt haben und daher auch keine E-Mail mit Benutzernamen und das Passwort erhalten haben, fragen Sie bitte befreundete Mitglieder nach den Zugangsdaten.

Uns ist bewusst, dass Benutzername und Passwort womöglich nicht nur an Mitglieder weitergegeben werden. Wir rufen dazu auf, dies bitte nicht zu tun.

Aber in jedem Fall verwehrt es gänzlich Fremden den neugierigen Blick in unsere Unterlagen oder macht es zumindest etwas schwieriger.

ACHTUNG: Dieses Passwort gilt auch für die spätere Teilnahme an der digitalen Mitgliederversammlung im Internet. Bitte stellen Sie also sicher, dass Sie Kenntnis über das Passwort erlangen.

Zusammenfassung

Der Gesetzgeber hat aufgrund der Corona-Krise die rechtliche Grundlage geschaffen, dass Mitglieder ohne entsprechende Satzungsregelung Ihre Stimmen auch schriftlich vor der Versammlung abgeben können und elektronische Hilfsmittel genutzt werden können, um Mitgliederversammlungen durchzuführen.

Gemäß §14 Punkt 6 der Satzung ist die Mitgliederversammlung unabhängig von der Zahl der Erschienenen in jedem Fall beschlussfähig, Voraussetzung ist die Anwesenheit stimmberechtigter Mitglieder.

Jedem Mitglied wird die Möglichkeit gegeben, die Unterlagen, die normalerweise während der Mitgliederversammlung präsentiert werden, zu prüfen und darauf basierend zu den einzelnen Abstimmungspunkten vor der digitalen Versammlung schriftlich die Stimme abzugeben.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, über elektronische Hilfsmittel an der digitalen Mitgliederversammlung teilzunehmen, auch ohne physische Anwesenheit.

Diese ungewöhnliche Mitgliederversammlung ist für uns alle eine ganz neue Herausforderung.

Ich hoffe, Sie haben Verständnis dafür und nehmen die Herausforderung an, wie auch wir das tun.

Wir werden Sie selbstverständlich in den kommenden Tagen über unseren Club-Newsletter informieren, sobald es etwas Neues und vor allem Verbindliches zum Thema Wiedereröffnung der Golfanlage gibt.

Sollten Sie den Newsletter noch nicht abonniert haben, so können Sie dies hier tun:

Newsletter abonnieren

Es bleibt weiter zu hoffen, dass wir uns schon bald wieder auf der Anlage begrüßen können, natürlich mit der vorgeschriebenen räumlichen Distanz.

In diesem Zusammenhang der dringende Hinweis:

Es kursieren Ankündigungen und Videos von benachbarten Golf-Clubs, dass dort die Golfplätze schon bald wieder öffnen und was dann zu beachten ist.

ACHTUNG: Diese Golf-Clubs befinden sich in Schleswig-Holstein!

Es gibt in Hamburg (Stand 27.04.) noch keine offizielle Entscheidung des Senats, aus der hervorgeht, wann die Golfanlagen wieder öffnen!

Bitte beachten Sie das!

 

Bleiben Sie gesund!

Michael Schmanns

Präsident

Golf & Country Club Hamburg Treudelberg e.V.

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